Ainda Sem Nome #112 – Ansiedade, produtividade, e bom dia no WhatsApp

Olá, amigos! Terça-feira de calor descomunal em São Paulo, dia 2 deste horário de verão maravilhoso e a nossa edição #112 está no ar!

Antes de começarmos, gostaríamos de agradecer aos nossos primeiros apoiadores no Patreon: Lucas Valadares, Bruno Brant, Joubert Maia, Lucas Sá Mota Batista de Almeida, Gustavo Teodoro e a Samantha Albuquerque. Estamos bem felizes com a repercussão e apoio nesta primeira semana de campanha e vocês tem parte fundamental nisso. Obrigado!

O tema deste episódio nasceu de uma sugestão do Joubert Maia em nosso supergrupo do Telegram. Ele sugeriu fazermos uma pauta sobre gestão do tempo, organização, produtividade, ansiedade e afins. Achamos super legal e jogamos a bola de volta para o grupo, pedindo que cada um escrevesse as suas dicas, boas práticas e ferramentas utilizadas para dar conta de todas as tarefas do dia. A partir daí, eu e o Caio fizemos o nosso bate-papo! As respostas estão abaixo:

Joubert Maia:
Uma que eu já adotei é desativar todas as notificações de todos os aplicativos, o segundo passo disso é definir horários específicos para checar as coisas (e isso depende um pouco de controlar o vício) do tipo se precisar falar comigo e for urgente me ligue. Caso contrário eu vejo mais tarde.

Renato Silveira:
Essa coisa da ansiedade gera déficit de atenção, que me parece ser um mal contemporâneo que afeta cada vez mais pessoas, eu inclusive.
O que tem me ajudado bastante a controlar a ansiedade é a leitura de textos longos, em meio impresso, seja livros ou revistas. Deixo o celular no silencioso total, sem vibração, e entro na leitura.
Acho que perdemos aos poucos esse hábito que nossa mente foi treinada a ter desde a infância. Talvez as gerações pós anos 2000 tenham mais facilidade para assimilar essa coisa da multitarefa.

Tiago Carvalho Silva
Mesmo que esteja lendo no kindle, tenho deixado o celular bem longe.
O Richard Saul Wurman escreveu o Ansiedade de Informação v1 e v2. Acho um livro fantástico que discorre sobre o excesso de informação, muitas vezes inúteis, que não informam nada. E da nossa ansiedade de absorver tudo isso. Recomendo a leitura.

Henrique Mirai:
Google Drive pra documentos, Dropbox pra enviar arquivos pra clientes, skype para reuniões online, google calendar pra marcar reuniões presenciais e Wunderlist pra lista de tarefas.

Uma coisa que me ajudou muito foi aceitar que a minha lista de tarefas vai ser modificada durante o dia. Assim eu parei de ficar tenso se por acaso eu deixava de fazer algo ou mudava a prioridade. O meu critério pra isso é, claro, prazos de entrega.

Outra coisa que tem me ajudado é no Wunderlist eu marcar as tarefas mais importantes do dia com estrela. Assim já sei o que fazer primeiro.

Outra coisa que eu fiz foi criar zips das pastas pros diferentes tipos de projetos que eu faço. Assim toda vez que eu inicio um eu “dezipo” e já tenho lá um lembrete a mais dos passos que eu tenho que seguir.

Narcélio Filho:
Eu trabalho numa empresa 100% online, com uma dúzia de colaboradores. A gente tem um esquema bem complexo de um monte de aplicativo meio interconectado. Usamos o Trello pra gerenciar as demandas, o DiscordCanary pra chat de texto e voz (muito bom, conhecem?), Google Drive pra compartilhar arquivos, Google Sites pra documentações, planilhas do Google Docs pra lançar hora, máquinas virtuais na Azure etc.

O legal é que tudo isso aí tem API e a gente liga um no outro pra complementar.

Samantha Albuquerque:

Não vai ter ferramenta no mundo que resolva, seja papel com to do list, seja aplicativo, seja software de gestão de projetos e de gestão do tempo se antes você não perceber que o que precisa mesmo é disciplina.

Disciplina já engloba outros conceitos como compromisso, foco, determinação.
Na verdade, pra gerir tempo você precisa de menos ferramenta ou técnica e muito mais habilidade, especialmente a habilidade de controlar e se controlar.

Com um pouco de disciplina e visão do todo, a gestão do tempo e até a sua própria gestão pessoal se resolvem sem o uso de muita tecnologia.

A visão do todo ajuda a determinar o que é prioridade e fazer opções, porque nos dias de hoje você sempre vai precisar sacrificar algo, mas isso não precisa ser ruim. É que não vai dar pra fazer tudo em um dia ou em uma semana, mas vai dar em duas semanas.

Pessoalmente, acho que o mais difícil é definir em número de horas quanto tempo uma determinada atividade precisa. O que faço é estabelecer um deadline macro (fim do dia, em dois dias, até dia 20/10, 24h antes da reunião, três dias antes de viajar…)

O que funciona pra mim é começar o dia sabendo o que quero/preciso fazer e saber que o foco vai compensar.

Ao invés de tentar dar conta de ouvir todas as músicas, ler todos os textos, conversar por todos os meios possíveis com aquele alguém que sempre tem algo pra te contar ao longo do dia e trabalhar por 16 horas, é mais fácil se dar uns breaks e separar as coisas. Apesar de termos sim a capacidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo, isso compromete o tempo que você leva e, algumas vezes, a qualidade. Tanto a qualidade da entrega, se for algo profissional, seja a qualidade do lazer que definitivamente não vai te dar alívio nenhum no final do dia, você nem vai lembrar e não vai compensar (são 21h e estou trabalhando, mas foi ótimo por que conversei pra caramba no telegram… isso não existe).

Então, considero que a gestão do tempo pede negociação e uma que seja ganha-ganha para todos os lados.

Constantemente no trabalho se alguém chega com uma demanda urgente eu pergunto: é mais urgente do que o que estou fazendo agora que preciso terminar hoje ou é urgente para amanhã ou para o fim da semana? Se questionar e tentar mensurar o que vai ser mais eficiente é melhor do que simplesmente largar tudo e começar a fazer as coisas sem pensar.

Também não adianta ficar que nem louco trabalhando em algo que não está andando como deveria. Às vezes a gente trava, precisa “aerar”. Sempre que estou desenvolvendo planilhas longas de planejamento e não estou conseguindo chegar onde queria, escolho de duas opções: se puder, vou para outra atividade e volto ou faço só um esboço e faço um break de três músicas. três músicas dá uns 20 minutos no geral. É o tempo que preciso pra desapegar, pensar em outras coisas e voltar olhando praquilo de outro jeito, é quando vem o insight, muitas vezes.

Sobre ferramentas, as últimas que experimentei não gostei (artia, teamwork).
Vejo as equipes perdendo mais tempo tentando configurar, entender, e preencher informações e tentando lembrar de atualizar do que efetivamente trabalhando para o projeto, o que se mostra improdutivo.

A boa e velha reunião de updates e algumas notas adesivas coloridas ou uma planilha simples no excel com vermelho, amarelo e verde às vezes funcionam melhor.

Acho que nem todo mundo nasceu para gerir (não que não seja algo que possa ser desenvolvido, mas tem gente que não quer), logo, nem todo mundo lida bem/gosta de ferramentas de gestão, o que acaba atrapalhando. Talvez com menos membros utilizando o software e a atualização de status se dando de forma mais simples seja uma solução.

Mas o controle e a disciplina são a chave.
e lembrar que o brinde no final é bom (mais tempo, mais qualidade, menos stress…) 🙂

Ah, e só pra trazer o assunto comunicação à tona: comunicação também é um fator que impacta demais na gestão do tempo. se você entendeu o que era realmente para fazer, se você não ignorar o que foi colocado como prioridade para fazer outras coisas, deixar claro as dificuldades, negociar prazos…

Bruno Brant:
Olá,

Um assunto que acho interessante dentro do que vcs vão discutir hoje é “time tracking” e gestão do tempo. De um modo geral alguns pontos (soltos):

– importância da gestão do tempo (para gestão organizacional e produtividade);
– ferramentas para time tracking manual vs. Ferramentas automatizadas (rescue time);
– como é chato fazer relatório de horas; como fazer seu funcionário incorporar essa cultura, se for o caso;
– dilema “nem sempre sou recompensado por fazer mais rápido que outros” Ou “o dilema de se cobrar (ou se vender) por hora”;
– limitações da visão homem/hora ao invés de uma visão focada no “valor gerado”.